Documentos Electrónicos; Cómo mejorar el área de Recursos Humanos

De acuerdo a un análisis realizado por la Universidad Federal de Toulouse en Francia, la Dirección de Recursos Humanos, tiene a su cargo tres tipos de funciones, que a su vez, convergen en otras actividades que se desarrollan desde distintas áreas. En el siguiente cuadro, se evidencian estas categorías:

FUNCIONES DESCRIPCIÓN TAREAS – SOPORTE ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIÓN PLANIFICACIÓN Previsión de las necesidades de personal. Catálogo de puestos de trabajo
Perfil de cada puesto de trabajo
SELECCIÓN Elección del candidato más idóneo para cada puesto. Selección de personal
MOTIVACIÓN Y FORMACIÓN Políticas para que el trabajador se sienta integrado en la empresa. Acogida de nuevos trabajadores
Sistemas de retribución
Plan de promoción
VALORACIÓN DE LOS PUESTOS Análisis de los puestos de trabajo según su importancia jerárquica, así como las funciones y las tareas que conllevan. Jerarquización de los puestos de trabajo
Valoración de la retribución por categorías
Estudio de los requisitos de cada puesto
GESTIÓN ADMINISTRACIÓN Operaciones administrativas propias de la gestión de personal. Elaboración de contratos
Gestión de incidencias
Elaboración de nóminas y seguros sociales
Tramitación de despidos
RELACIONES LABORALES Relaciones con los trabajadores y sus representantes. Prevención de riesgos laborales
Convenio colectivo
Resolución de conflictos
SERVICIOS SOCIALES Gestión de los servicios sociales acordados con los trabajadores. Operaciones administrativas de gestión de beneficios sociales
EVALUACIÓN Y CONTROL DEL DESEMPEÑO CONTROL DE INCIDENCIAS Verificación y control del desempeño de los puestos de trabajo. Control de asistencia
Control de absentismo
Control de incidencias
EVALUACIÓN DE RESULTADOS Valoración de los resultados de la plantilla y de cada puesto de trabajo. Control de productividad

Si bien esta es el área que más relación directa tiene con el personal de la empresa, no se limita a estas actividades, al contrario, su proceso forma parte de la estructura global de la empresa que tiene correspondencia tanto con entes internos como externos. Por un lado avalan las necesidades profesionales de la compañía, y por otro a instancias gubernamentales que rigen los lineamientos de un trabajador.

Dentro de la gráfica se puede observar que esta dirección, además de procesos internos dirigidos al ambiente laboral, cuenta con un proceso administrativo, el cual contiene estándares secuenciales y de seguimiento, que permiten establecer los puntos de trabajo correspondientes a esta área, los mismos que abren puertas a la implementación de sistemas inteligentes que optimicen y agilicen esta serie de actividades.

Stupendo, es una empresa cuyo propósito se centra en analizar los procedimientos cotidianos de las más grandes compañías del país. Con su equipo de innovación, desarrollan pruebas de optimización de procesos con el objetivo de buscar la eficiencia técnica y operativa de las empresas.

Es a través de este mecanismo que encontró un foco común de la estructura organizacional del área de Talento Humano y sobre la cual aplicó un desarrollo inteligente que hoy en día permite a muchas compañías, no solo agilizar tareas, sino también, se convirtió en un mecanismo de recursividad, es decir, se tradujo en ahorro de capital.

La firma de validación de procesos contractuales, tanto de empleado, empleador, instancia pública y entes de control interno, es un proceso que requiere la presencia de uno o más personas para certificar la autenticidad de cualquier documento. Esta causa, es aplicable dentro de cualquier nivel de trabajo dentro de la tabla presentada, tanto a nivel humano como técnico, por lo cual es una función que requiere organización y tiempo.

A través de procesos inteligentes que responden a estándares internacionales de seguridad de la información y bajo la promesa de compliance, Stupendo desarrolló “Documentos Electrónicos”. ¿El objetivo? Impactar la eficiencia y eficacia de la forma de hacer negocios, transacciones y procesos internos de cualquier tipo de compañía.

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